Bande de Flippés, c’est notre podcast en partenariat avec Le Lab RH.
Dans cet épisode :
- Aurore Baudry – HRBP chez Foodles
- Sa peur : perdre la main sur ses KPI et ses process
Vous pouvez l’écouter, ou simplement lire la transcription ci-dessous.
Bouh !
À retenir de cet épisode
- Perte de maîtrise des KPI et des processus : Aurore exprime une peur de perdre le contrôle sur les KPI critiques tels que le time to hire et le NPS candidat, en raison de l’hypercroissance et des contraintes de ressources.
- Impact de l’hypercroissance : L’augmentation du volume de recrutements sans moyens supplémentaires entraîne une délégation accrue aux hiring managers, souvent inexpérimentés et nécessitant formation et accompagnement.
- Signaux faibles : Des augmentations du time to hire ou des baisses du NPS candidat sont des indicateurs de problèmes dans les processus de recrutement, nécessitant des mesures correctives immédiates.
- Rôle clé de la formation : Former les hiring managers sur les techniques de recrutement et intégrer ces compétences dès leur prise de poste est perçu comme essentiel pour maintenir la qualité.
- Importance des outils et de la data : L’usage d’ATS pour centraliser les KPI et automatiser certaines tâches est vu comme indispensable pour optimiser les décisions et gagner du temps.
- Focus sur la qualité et la priorisation : Face à des ressources limitées, Aurore préconise de prioriser certains recrutements pour garantir une meilleure expérience candidat et préserver la marque employeur.
- Apport de l’IA : L’utilisation d’outils comme ChatGPT permet un gain de temps significatif (environ 5h/semaine) dans des tâches telles que la gestion des feedbacks, la transcription, et le résumé des CV.
« C’est toujours la même question : comment tu ajustes tes volumes par rapport à la qualité de tes recrutements ? »
La transcription de l’épisode
Aurore Baudry [00:00:01] J’ai peur de perdre la main sur mes KPI et mes process.
Intro/Outro [00:00:09] Bouh ! Bienvenue dans Bande de Flippés, le podcast qui explore les peurs des RH et des recruteurs. Que l’on ait 2 ou 20 ans d’expérience dans la fonction, les doutes subsistent, inhérents à la complexité de la nature humaine. À qui puis-je en parler ? Dois-je partager à ce sujet ? Où trouver les solutions ? Nous partons à la rencontre de DRH, RRH, recruteurs et recruteuses qui se confient à notre micro et ont décidé d’affronter la peur… de parler de ses peurs.
Mathilde Le Coz [00:00:38] Bonjour Aurore.
Aurore Baudry [00:00:39] Bonjour Mathilde.
Mathilde Le Coz [00:00:40] Est-ce que tu peux nous expliquer ta peur ?
Aurore Baudry [00:00:44] Donc moi j’ai peur de perdre la main sur mes KPI et donc de fait sur mes process de recrutement.
Mathilde Le Coz [00:00:52] Alors tu dis perdre la main, ça veut dire quoi exactement ?
Aurore Baudry [00:00:55] Ça veut dire que à un moment donné, je perds le contrôle et le suivi parce que ça dérape. Mon time to hire augmente, mon NPS candidat diminue. Enfin voilà, c’est vraiment le sentiment qu’après avoir construit pendant trois ans des process qui fonctionnaient très bien, là j’ai le sentiment que je suis en perte de maîtrise.
Mathilde Le Coz [00:01:19] Mais du coup, si je comprends bien, tes KPI t’arrives toujours à les suivre. C’est plutôt le résultat derrière, le chiffre qui en ressort qui te va pas. D’après toi, ça vient de quoi ?
Aurore Baudry [00:01:33] Ça vient essentiellement du fait qu’on soit en hyper croissance, donc on a un volume de recrutements qui augmente, on a des moyens qui restent les mêmes et donc qui nécessitent de déléguer davantage aux managers. Des hiring managers qui parfois sont primo accédants sur ce type de position, donc qui ont besoin de plus d’accompagnement, de formation, et ça aussi ça nécessite du temps que tu n’as pas toujours parce que justement t’as du volume en recrutement. Enfin bref, c’est le serpent qui se mord la queue quoi.
Mathilde Le Coz [00:02:07] Et tu donnais des exemples de KPI là sur lesquels tu as l’impression de perdre la main, c’est quoi pour toi les signaux faibles ? Les signes avant coureurs ?
Aurore Baudry [00:02:19] Un signe faible c’est mon time to hire qui d’un seul coup augmente. Alors qu’on respectait un délai de moins de 20 jours sur l’ensemble de nos process, ben là, d’un seul coup je dit qu’on est à 25, 30. Là je me dis ok, donc là sur ce process là, j’ai un problème. Ça peut être mon NPS candidat aussi, quand j’ai des retours qui sont négatifs sur toujours les mêmes étapes dans mon process bah je vais commencer à m’inquiéter et je vais dire « oh là là, qu’est-ce qui se passe ? » Je vais aller creuser. Et effectivement, l’objectif c’est de réussir à contrôler la perte de contrôle parce que justement, quand t’as ce type de retour, c’est pas un mais c’est plusieurs qui t’alertent. Ca c’est des vrais signaux.
Mathilde Le Coz [00:03:08] Donc pour toi c’est forcément dû à des enjeux internes ? Ou est-ce qu’il peut y avoir aussi parfois des facteurs externes ? Sur ceux que tu observes justement.
Aurore Baudry [00:03:18] Alors c’est lié forcément à des enjeux internes, comme je le disais, qui sont liés au hiring manager qui manque peut-être d’accompagnement ou de formation sur le sujet recrutement. Il y a des facteurs externes aussi. On est sur des recrutements volumiques, sur des métiers pénuriques donc sur un marché tendu et avec des candidats qui sont toujours de plus en plus exigeants.
Mathilde Le Coz [00:03:45] Mais du coup, quels sont pour toi les principaux risques ? Je me pose la question de est-ce qu’il n’y a pas aussi parfois un sujet d’échelle ? Est-ce que certains process peuvent donner certains KPI à une certaine échelle ? Et quand on grossit, ce qui est le cas de ton organisation qui grossit très vite, ça pose question. Et puis surtout les risques fondamentaux que tu vois derrière ?
Aurore Baudry [00:04:14] C’est une évidence, que ce soit que ce soit lié justement à cette échelle et cette croissance, cette hypercroissance puisque les moyens sont toujours les mêmes depuis le début de la création de ce département recrutement. Donc effectivement, quand tu doubles le nombre de recrutements à l’année avec les mêmes effectifs, à un moment donné, ça commence à se sentir. Le fait de déléguer fait que tu es plus en risque là aussi. T’es moins en maîtrise de ton process, tu dois faire confiance et le risque final c’est qu’on dégrade la qualité de nos process de recrutement et donc de l’expérience candidat donc de la marque employeur et in fine de la croissance de l’entreprise. Parce qu’à terme, si l’image régresse, forcément les recrutements sont plus au rendez-vous.
Mathilde Le Coz [00:05:04] Je me pose la question à t’écouter : en fait tu dis « mes KPIs », mais est-ce que justement c’est pas des choses à porter en co-responsabilité ?
Aurore Baudry [00:05:16] Si tu as tout à fait raison. Tu as tout à fait raison et c’est ce qui peut aider justement aussi à prendre un peu de recul. Et pour autant, effectivement, il va falloir se focaliser sur des KPIs les plus critiques et sur lesquels on peut agir immédiatement. Et effectivement faire porter la responsabilité, la co-responsabilité aux manageurs pour les impliquer et pour qu’il y ait du changement et qu’on revienne à une norme sur nos attentes, le niveau des attentes.
Mathilde Le Coz [00:05:50] Et du coup, qu’est-ce que tu fais ? Là t’observes justement, il y a des cas concrets où tu te dis les KPIs montrent qu’il y a peut-être un lâcher prise, en tout cas des process qui sont plus respectés comme tu le souhaiterais. Qu’est-ce que tu fais ? Comment tu t’y prends ?
Aurore Baudry [00:06:05] Alors c’est du coup des one to one avec ces managers pour les ré-accompagner, remettre à plat les process, remettre à plat des techniques aussi à utiliser dans les interviews, c’est plus de présence en terme de prise de feedback, donc ça nécessite forcément beaucoup plus de temps de notre part. Mais donc de prioriser aussi certains process versus d’autres et donc de ne pas lancer en simultané trop de recrutements pour garder de la qualité.
Mathilde Le Coz [00:06:40] Et ils réagissent comment les managers ? Quand tu vas les voir, que tu leur ré-expliques.
Aurore Baudry [00:06:44] Alors sur le coup, et c’est toujours un peu perturbant pour eux parce qu’ils se disent « mais qu’est-ce que j’ai fait de mal ? Pourquoi ? » Et en fait, c’est très factuel. Nous les données que l’on a elles viennent des candidats. C’est notre NPS qui le dit, c’est des témoignages candidats, donc on n’invente rien et on apporte les faits. Donc la première chose c’est ça, c’est la surprise. Et puis ensuite c’est plutôt bénéfique pour eux parce qu’ils ont plus d’accompagnement et ils en ont besoin. Comme je le disais, c’est des primo accédants souvent, c’est leur première expérience en management puisqu’on est dans une scale up, et donc souvent ce sont des personnes qui ont grandi aussi avec la boîte. Et donc ils sont très preneurs de conseils, d’accompagnement. Encore une fois, c’est juste cette question de vases communicants et de comment tu ajustes tes volumes par rapport à la qualité de tes recrutements. Enfin voilà, c’est toujours la même question : comment tu fais ?
Mathilde Le Coz [00:07:47] Et du coup, il y a des KPIs que tu penses revoir justement avec cette volumétrie d’opérations ? Te dire « bah là c’était possible à telle échelle, mais ça on ne pourra plus s’y engager ».
Aurore Baudry [00:07:58] Alors pour le coup, pas vraiment à date. Je continue de suivre tous les KPIs, mais je vais me focaliser uniquement par contre sur les mauvais, là où il y a une baisse, pour qu’on puisse mettre en place des projets pour de l’optimisation continue. Optimisation des process.
Mathilde Le Coz [00:08:23] Et si on prend par exemple le temps justement de la candidature, c’est hyper intéressant. Et souvent les opérationnels… moi je l’observe aussi, n’ont pas toujours ce KPI en tête. Déjà il faut aussi leur expliquer notre métier et il est souvent pas totalement compris. Imaginons, je vous le souhaite, vous êtes « condamnés » à la croissance encore, mais en tout cas de plus en plus, est-ce que par exemple, tu te revois suivre ce KPI oui, mais revoir cette notion de 20 jours ? De le revoir différemment.
Aurore Baudry [00:08:58] Oui oui, et puis surtout l’adapter. Parce qu’encore une fois, on a des cibles complètement différentes et des process de recrutement différents en fonction de ces cibles. Donc à un moment donné, oui j’ai ce KPI qui est une médiane, mais il va falloir peut-être l’adapter en fonction de nos différentes cibles, de manière à ce que ce soit plus réaliste. Quand je dis ça, par exemple sur des populations très opérationnelles terrain, on va être sur deux jours là où sur un profil tech, on va pouvoir être sur du 30 jours. Et encore une fois, c’est très en lien là aussi avec la disponibilité et la priorisation des managers dans leur emploi du temps. Est-ce que le sujet recrutement est une priorité pour toi ?
Mathilde Le Coz [00:09:41] Complètement. Mais du coup, on en revenait aussi. Tu disais que tout à l’heure que ça nécessite de déléguer, avec des opérationnels qu’on a pas toujours choisis peut-être cette mission-là. Est-ce que tu penses que et comment tu fais pour te dire tu vas fixer quelque part les KPIs en termes de résultat, tout en déléguant une partie des tâches à des gens qui ne sont pas au sein de ton équipe. Donc quelque part, c’est une organisation plus complexe. Est-ce que tu penses que c’est possible à atteindre ? Et comment plus globalement,tu as des bonnes pratiques ou des choses que t’as vu qui fonctionnaientt pour embarquer le collectif par rapport à ces attendus ?
Aurore Baudry [00:10:24] Je pense que ça passe par la formation, tout simplement. C’est mettre du temps à disposition, des formations sur le sujet du recrutement dès lors qu’on accède à un poste de manager, et pour le reste de la population ça reste intéressant aussi parce que souvent on peut leur mettre à disposition aussi des stagiaires et des alternants. Là aussi, si ça nécessite de la méthode au même titre qu’on les forme sur leur qualité de manager, là il faudrait les former davantage sur les process de recrutement.
Mathilde Le Coz [00:10:56] Et au sein de ton équipe, je me dis que ce raisonnement il est transposable aussi à la manière dont tu fonctionnes avec ton équipe, notamment délégation peut-être à des profils plus jeunes, moins d’expérience dans le métier RH. Tu t’y prends comment justement pour qu’ils soient vraiment focus résultats dès qu’ils arrivent ?
Aurore Baudry [00:11:18] C’est dans leurs objectifs en fait, tout simplement. Ils ont des objectifs qui sont fixés à leur arrivée sur leur poste, et donc on maintient en fait ces KPIs moyens en fonction des résultats obtenus l’année précédente. Et donc l’objectif il est d’essayer de tenir ces KPIs. Évidemment si on voit que plusieurs mois se succèdent et que le résultat n’est pas bon, ben là on va se poser des questions, on va creuser sur ces données spécifiques et c’est là qu’on va pouvoir mettre en place des actions correctives aussi. Plus d’accompagnement encore une fois, et puis de la formation aussi auprès de ces équipes internes des équipes recrutement.
Mathilde Le Coz [00:12:09] Et je me posais la question aussi de l’équilibre entre le suivi des process et une approche par les KPIs et l’approche résultat. Parce que c’est vrai que souvent on dit « Bah le process vient plutôt décrire souvent une manière de faire, de s’y prendre », et en même temps l’enjeu c’est que le résultat soit atteint. On t’a jamais dit « bah est-ce que le process justement y contribue ou est-ce que je pourrais pas essayer une autre méthode ? » Mais du moment que le résultat est atteint, c’est à dire comment on jongle entre les deux ?
Aurore Baudry [00:12:42] Moi je suis complètement ouverte à ça. C’est à dire qu’on a écrit des process qui sont plus ou moins standardisés, après on a toujours un peu de malléabilité pour les optimiser en fonction justement de nos cibles. Et là aussi, je suis certes orientée résultats, mais je laisse mes équipes jouer avec les moyens pour arriver à ces résultats.
Mathilde Le Coz [00:13:07] Si on revient à toi, tu disais que c’était ta peur, comment tu gères ça au quotidien ? Avec ce que tu observes aujourd’hui, et puis globalement au day to day quand tu vois qu’un KPI dévisse un peu, en tout cas en terme de résultat cible, comment tu le gères ?
Aurore Baudry [00:13:33] Comme je te disais je vais creuser tout de suite, je vais aller prendre des feed back pour comprendre en fait. Je vais essayer d’analyser les raisons qui poussent à ce que cette data là ait changé, je vais croiser avec plusieurs hiring managers, je vais en parler avec mon équipe. Enfin voilà, on va aller quand même surveiller de près ces données là. Et puis c’est renforcer la communication, effectivement les feedback, c’est re-prioriser encore une fois certains KPIs critiques et puis essayer d’automatiser un maximum de tâches dans le process de manière à ce qu’on ait plus de temps à consacrer justement à l’humain et à l’accompagnement. Voilà les premiers tips que je donnerais.
Mathilde Le Coz [00:14:32] Et tu parlais d’automatisation, est-ce que toi aujourd’hui tu utilises des méthodes ou des outils pour justement mesurer la pertinence de tes processus ou définir justement les KPIs et surtout les décliner dans les feuilles de route par exemple ?
Aurore Baudry [00:14:47] Oui, en fait on a la chance d’avoir un ATS qui est particulièrement complet et qui intègre justement tous ces KPIs. Donc c’est pas un export que je vais faire, il faut que je les surveille moi-même et donc je fais un export mensuel pour les suivre. Et donc c’est un outil qui est collaboratif et qui est adopté par l’ensemble de la population, tous les hiring managers ont été formés à l’utilisation de cet outil. Donc effectivement, la mise en place d’un outil déjà qui apporte un maximum d’automatisation dans tes process, ça aide. Et là aussi, pour le suivi des KPIs, tout est intégré aujourd’hui.
Mathilde Le Coz [00:15:32] J’ai l’impression que cette dimension, elle est très prégnante chez toi dans la manière de penser les outils et les process. C’est-à-dire que dès lors que tu choisis un outil, tu vas avoir un regard précis sur la data ?
Aurore Baudry [00:15:44] Oui, c’est indispensable. C’est indispensable parce que c’est ce qui t’aide derrière à prendre les moindres décisions pour activer tel ou tel levier dans ton process de recrutement, dispatcher ton budget. Donc oui, effectivement, c’est indispensable.
Mathilde Le Coz [00:16:00] Et ça te vient d’où cette approche, cette sensibilité très forte des résultats KPIs ?
Aurore Baudry [00:16:06] Je pense que ça vient de ma vie passée. Moi j’ai eu des fonctions commerciales en agence de pub, de communication, etc. Donc c’est une autre vie avant le recrutement, ça a forcément un peu influencé ma vision en tout cas du recrutement aujourd’hui.
Mathilde Le Coz [00:16:24] C’est d’autant plus intéressant ton témoignage que voilà parfois où la data, le mot data où KPIs n’a pas toujours été bien perçu dans la sphère RH. Et d’ailleurs, j’ai envie de te poser une question, c’est est-ce que tu penses que tout est mesurable et qu’il peut ou il doit y avoir un KPI pour tout sujet RH ?
Aurore Baudry [00:16:43] Alors je ne suis pas sûre qu’on arrive à tout mesurer en tout cas. Est-ce qu’il faut tout mesurer ? La vérité, c’est que moi j’aimerais. J’aimerais parce que ça me faciliterait les choses derrière pour pouvoir prendre des décisions, mais je pense que tout n’est pas possible. Et si je reviens juste sur l’activité recrutement, qui fait partie des RH, il y a notamment la notion de marque employeur qui est toujours difficile à percevoir. Et là aussi, en dehors du fait de savoir que ça va être un nombre de visiteurs qui vont se transformer en candidatures spontanées, t’as le sentiment que t’as de plus en plus de candidatures entrantes et qu’elles sont de plus en plus qualitatives, c’est quand même très difficile de le chiffrer. Donc voilà, ça c’est quelque chose qui se mesure assez difficilement, et pour autant ça me semble hyper pertinent. Il y a une notion qui ressort de plus en plus actuellement, c’est le NHS (Net Hiring Score) qui arrive pour mesurer aussi la qualité de ton recrutement. Donc par rapport à la période d’essai, est-ce que c’est validé ou pas ? Est-ce que notre candidat est qualitatif ou pas ? Enfin bref, il y a il y a quelques KPIs à l’intérieur de ce NHS. Et là aussi c’est des KPIs qui vont venir compléter la gamme de ce que l’on a et qui nous permettront à terme de prendre de meilleures décisions par rapport à ce que l’on vit au quotidien.
Mathilde Le Coz [00:18:24] C’est vrai que comme tu disais, on voit bien que ton passé et ton expérience apportent aussi cette teinte là dans ton parcours et aujourd’hui ton rôle. C’est vrai que souvent on parle de marketing dans la fonction RH, mais on met peu par le prisme de la data. Or tout ce que tu viens de citer là, c’est bien des indicateurs, des KPIs marketing utilisés qui permettent de mesurer tout simplement le ROI de chaque action. Est-ce que tu penses qu’avec l’IA et donc ce qui est en train d’arriver et qui va arriver, qui faire qu’exploser encore plus demain, on sera un peu aidé sur cet aspect là ? Comment toi tu vois les choses ? Ou idéalement, dans tes rêves les plus fous, tu aimerais que l’IA puisse faire quoi ?
Aurore Baudry [00:19:10] Déjà l’IA, elle fait déjà beaucoup. Moi je l’utilise tous les jours, que ce soit des Claude, Gemini ou GPT. Déjà ils font partie de mon quotidien.
Mathilde Le Coz [00:19:23] Tu peux nous donner un exemple ? Sur l’aspect peut-être KPIs ou ROI ?
Aurore Baudry [00:19:29] Bien ne serait-ce que tu vois sur la marque employeur, on en parlait tout à l’heure, quand tu as un commentaire sur Glassdoor avec une note qui te fait pas forcément plaisir et que tu dois traiter, eh bien un GPT, je vais aller le voir. Voilà le commentaire, voilà les informations clés que j’ai envie de faire ressortir dans mon message pour répondre à cet objectif, voilà la tonalité que je veux utiliser, donc j’intègre beaucoup d’éléments comme ça, je me crée mon prompt et puis je lui demande de me faire un premier jet et ensuite je communique avec lui. On peut avoir deux, trois, quatre, cinq échanges avant d’arriver à quelque chose qui soit à peu près valable, et ça me permet ça, de gagner énormément de temps parce que je brainstorme au quotidien avec ces outils-là. Mais au-delà de ça, j’ai plein d’exemples. C’est de la transcription d’entretiens candidats, ce qui permet de gagner en rapidité mais aussi en qualité de retranscription pour les managers, et derrière c’est du gain de temps effectif dans le traitement des candidatures. Aujourd’hui c’est pareil les CV sont résumés, donc comme ils sont résumés, le manager il va perdre moins de temps aussi, il va regarder les deux ou trois points saillants et donc ça va nous permettre d’aller plus vite déterminer quels sont les candidats les plus intéressants et de in fine gagner du temps, là aussi sur le time to hire. Enfin, c’est plein de petites choses comme ça.
Mathilde Le Coz [00:21:12] Et est-ce que tu mets des KPIs aussi sur l’IA ? Parce que je me dis, dans l’exemple que tu donnes sur « il m’aide à écrire ma réponse Glassdoor », je sais pas si on peut mesurer en quoi ta réponse est plus pertinente par exemple ?
Aurore Baudry [00:21:28] Aujourd’hui non, je ne le mesure pas, je ne me fie qu’à moi même. Je suis seule juge de ce que ChatGPT, Gemini ou Claude va me proposer. De toute façon, la main humaine est… obligatoirement tu repasses sur le contenu qui a été proposé.
Mathilde Le Coz [00:21:48] Mais là pour autant t’arrives à mesurer une productivité individuelle, de dire « ça m’a fait gagner du temps ».
Aurore Baudry [00:21:55] Complètement. Je pense que je gagne bien 5 h par semaine à peu près en utilisant l’IA au quotidien. Dans ce métier là, c’est pas négligeable quand tu veux mettre du temps au profit de l’humain et donc de l’accompagnement des hiring managers qui en ont besoin.
Mathilde Le Coz [00:22:10] Complètement. On approche de la fin des échanges, quel conseil tu pourrais partager à quelqu’un justement qui débute dans cette démarche KPIs, ou qui peut-être pourrait éprouver plus de freins, pour qui ce serait moins naturel. Qu’est-ce que tu aurais envie de leur partager ?
Aurore Baudry [00:22:33] Alors il ne faut pas avoir peur de les mettre en place, ça c’est sûr. Et cette peur que j’ai moi, de perdre la main, je pense que tout le monde pourrait l’avoir. En revanche, il y a des solutions qui existent. Et encore une fois prioriser, prendre des feedback. Quand je dis prendre des feedback auprès des candidats, auprès des managers, auprès de son équipe et trouver des solutions tous ensemble pour retrouver justement la notion de KPIs et de data performante que l’on a réussi à atteindre auparavant.
Mathilde Le Coz [00:23:16] Merci beaucoup pour eux. Et j’ai une dernière dernière question, c’est si tu devais en retenir un ? C’est quoi ton KPI chouchou ?
Aurore Baudry [00:23:23] Celui que je préfère moi, c’est le NPS, c’est l’expérience candidat. C’est mon chouchou.
Mathilde Le Coz [00:23:28] Très bien. Merci beaucoup Aurore.
Aurore Baudry [00:23:30] Merci.
Intro/Outro [00:23:34] Merci d’avoir écouté Bande de Flippés. Un podcast produit et imaginé par l’Etincelle RH en partenariat avec Le Lab RH. Si vous avez des remarques, des suggestions ou si vous voulez partager vos peurs, vous pouvez envoyer un message sur LinkedIn à Étienne Ageneau. On se retrouve dans deux semaines pour découvrir un autre membre de la Bande de Flippés. Bouh !
